Quando inizia la perfetta esperienza dell’ospite? Dal momento in cui inizia il viaggio? Quindi, da quando il tuo futuro ospite parte, sale in macchina, si dirige verso l’aeroporto? O quando si trova effettivamente nella tua struttura – quindi, dopo aver raggiunto la sua destinazione, essere stato accolto dal portiere, essere entrato nel tuo hotel e aver effettuato il check-in alla reception?

L’esperienza del cliente inizia con la prenotazione

Forse l’esperienza dell’ospite inizia con la prenotazione e con tutte le comunicazioni che avvengono in anticipo tra te e i tuoi futuri ospiti. Con le informazioni fornite ai tuoi ospiti, con la conferma della prenotazione e sul tuo sito web. Potrebbero essere solo piccoli dettagli, ma questi sono quelli che influenzano in anticipo l’esperienza dell’utente, sia in senso positivo che negativo. E quindi si crea già una sottile atmosfera che connette i tuoi ospiti con la tua struttura e può essere paragonata a un bagaglio a mano che l’utente porta con sé nel suo viaggio.
Dopotutto, non è sufficiente sedersi dopo che la prenotazione è stata confermata e diventare nuovamente attivi quando l’arrivo dell’ospite è imminente. Prepara i tuoi ospiti in anticipo per la migliore esperienza possibile e lascia che respirino un po’ di aria di vacanza prima del viaggio.

Accogli i tuoi ospiti…

La comunicazione personale anticipata dà ai tuoi ospiti la sensazione che tu sia sempre lì per loro e preoccupato per il loro benessere prendendotene cura in modo proattivo. Questo a sua volta crea un legame personale e rafforza la fiducia degli ospiti nella tua struttura. I tuoi ospiti si sentiranno già i benvenuti prima di entrare nel tuo hotel.
Questa atmosfera positiva può essere trasportata attraverso un servizio di successo durante tutto il soggiorno. E se qualcosa va storto, stai tranquillo: gli ospiti soddisfatti perdonano un piccolo passo falso, poiché si sentono stimati e coccolati.
Nel migliore dei casi, questi fortunati ospiti diventeranno clienti abituali soddisfatti e tu getti già le fondamenta per questo successo con una comunicazione Pre-stay ben studiata e orientata agli ospiti.

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… e aumenta le vendite

Come gestisci attualmente la comunicazione col cliente prima dell’arrivo? Invii già ai tuoi clienti le informazioni essenziali, come le indicazioni, con la conferma della prenotazione? E successivamente? Qualche giorno prima dell’arrivo dell’ospite, invii un altro messaggio personale all’ospite che di solito ha prenotato settimane o mesi prima per aggiornarlo e prepararlo per il soggiorno?
Approfitta dell’occasione di comunicare prima del loro soggiorno come un’opportunità unica per offrire al tuo ospite una grande esperienza in anticipo e fornirgli tutto ciò che il suo cuore desidera e prenditi cura di te allo stesso tempo. Perché un’e-mail così personale, pochi giorni prima dell’arrivo, è un’opportunità unica per gli albergatori per vendere qualcosa in più.
Passare dalla colazione prenotata ad una mezza pensione? Prenotare in anticipo i trattamenti benessere? Un upgrade della camera per condizioni speciali? Dalla fresca bottiglia di Champagne in camera all’arrivo alla gita di un giorno organizzata approfitta dell’opportunità di convincere i tuoi ospiti con offerte selezionate ed esclusive poco prima dell’arrivo.

Un’e-mail di benvenuto con valore aggiunto per te e i tuoi ospiti

Naturalmente, la comunicazione Pre-stay deve contenere anche un evidente valore aggiunto per i tuoi ospiti. In breve, tutto ciò che semplifica la vita dei tuoi ospiti, eventuali altre domande che potrebbero avere alla reception e il risparmio di tempo prezioso devono essere coperti dalla comunicazione Pre-stay. Oltre al classico già citato, l’approccio, ci sono alcuni punti possibili:

• Informazioni sul traffico aggiornate (attualmente ci sono lavori stradali nella tua zona? Deviazioni? Chiusure stradali a causa di eventi?)
• Informazioni sulla situazione di parcheggio
• Condizioni del tempo: una previsione per i prossimi giorni, integrata da informazioni che non tutte le app forniscono, come ad esempio la temperatura dell’acqua.
• Orari della colazione o del pranzo. Sono già sul tuo sito web? Fantastico, ma non sai se il tuo ospite ha visitato di nuovo la pagina da quando ha effettuato la prenotazione.
• Orari di apertura della piscina, della SPA, dell’area benessere
• Eventi nella tua struttura: il sabato, la Champions League viene sempre mostrata nella tua sala, il mercoledì è una lunga notte di sauna e la domenica puoi goderti un tè pomeridiano? Fallo sapere ai tuoi ospiti!
• Un breve calendario esterno degli eventi: dal festival del vino alla maratona, al festival musicale.
• Escursioni
• Suggerimenti per il ristorante: a un certo punto la domanda verrà probabilmente posta, quindi sii proattivo.

Naturalmente, questi sono solo dei suggerimenti, l’elenco può essere integrato da singoli punti: Tutto è possibile, niente è un must.

Inoltre, tieni presente che oltre alle nozioni di base come le indicazioni stradali, gli orari di check-in e check-out, potresti vendere qualcosa in più oltre a fornire informazioni mirate senza scrivere un romanzo. Quindi, è meglio identificare alcuni degli argomenti che sono più rilevanti per te, la tua struttura, la tua regione e i tuoi ospiti.

Customer Alliance gestisce le comunicazioni Pre-stay per te

Tutto questo sembra fantastico, ma ti stai chiedendo: quando tra tutte le altre attività richieste durante le operazioni giornaliere degli hotel posso inviare a ciascun ospite la sua email Pre-stay? Come posso creare capacità extra per questo?

Potrebbe essere vero. Puoi vivere senza comunicazioni Pre-stay, ma quest’ultima ha comunque il suo fascino e un certo potenziale.

A questo punto vorremmo dirti che noi di Customer Alliance trasformiamo le recensioni in vendite. Probabilmente lo sai anche tu. Ma facciamo ancora di più: con la nostra comunicazione Pre-stay, hai la possibilità di implementare modelli di e-mail personalizzati nel back-end Customer Alliance, che vengono inviati automaticamente ai tuoi futuri ospiti. Quando vuoi, con il contenuto che desideri. Pertanto, la comunicazione Pre-stay non richiede tempo nella vita di tutti i giorni, a parte l’impostazione unica, ma fornisce ai tuoi ospiti informazioni importanti. Il lavoro viene eseguito dal Tool Customer Alliance per te. E l’intero processo, ovviamente, è completamente conforme alla GDPR.

Ecco come funziona:

Accedi al tuo back-end, vai su “Impostazioni” e poi su “Pre-stay”. Attiva la funzione “Pre-stay” impostando l’interruttore su verde.

Personalizza l’e-mail di benvenuto per i tuoi ospiti e rivedi il contenuto.

Ora puoi già inviare la tua e-mail di benvenuto ai tuoi ospiti o manualmente, per inviare contenuti personalizzati a singoli ospiti o gruppi, o automaticamente utilizzando la tua interfaccia PMS.

Siamo lieti di attivare il tuo account per la comunicazione Pre-stay contattaci subito!