Che cos’è la Comunicazione Pre-stay e in che modo migliora la soddisfazione del cliente?

Quando inizia la perfetta esperienza dell’ospite? Dal momento in cui inizia il viaggio? Quindi, da quando il tuo futuro ospite parte, sale in macchina, si dirige verso l’aeroporto? O quando si trova effettivamente nella tua struttura – quindi, dopo aver raggiunto la sua destinazione, essere stato accolto dal portiere, essere entrato nel tuo hotel e aver effettuato il check-in alla reception?

L’esperienza del cliente inizia con la prenotazione

Forse l’esperienza dell’ospite inizia con la prenotazione e con tutte le comunicazioni che avvengono in anticipo tra te e i tuoi futuri ospiti. Con le informazioni fornite ai tuoi ospiti, con la conferma della prenotazione e sul tuo sito web. Potrebbero essere solo piccoli dettagli, ma questi sono quelli che influenzano in anticipo l’esperienza dell’utente, sia in senso positivo che negativo. E quindi si crea già una sottile atmosfera che connette i tuoi ospiti con la tua struttura e può essere paragonata a un bagaglio a mano che l’utente porta con sé nel suo viaggio.
Dopotutto, non è sufficiente sedersi dopo che la prenotazione è stata confermata e diventare nuovamente attivi quando l’arrivo dell’ospite è imminente. Prepara i tuoi ospiti in anticipo per la migliore esperienza possibile e lascia che respirino un po’ di aria di vacanza prima del viaggio.

Accogli i tuoi ospiti…

La comunicazione personale anticipata dà ai tuoi ospiti la sensazione che tu sia sempre lì per loro e preoccupato per il loro benessere prendendotene cura in modo proattivo. Questo a sua volta crea un legame personale e rafforza la fiducia degli ospiti nella tua struttura. I tuoi ospiti si sentiranno già i benvenuti prima di entrare nel tuo hotel.
Questa atmosfera positiva può essere trasportata attraverso un servizio di successo durante tutto il soggiorno. E se qualcosa va storto, stai tranquillo: gli ospiti soddisfatti perdonano un piccolo passo falso, poiché si sentono stimati e coccolati.
Nel migliore dei casi, questi fortunati ospiti diventeranno clienti abituali soddisfatti e tu getti già le fondamenta per questo successo con una comunicazione Pre-stay ben studiata e orientata agli ospiti.

… e aumenta le vendite

Come gestisci attualmente la comunicazione col cliente prima dell’arrivo? Invii già ai tuoi clienti le informazioni essenziali, come le indicazioni, con la conferma della prenotazione? E successivamente? Qualche giorno prima dell’arrivo dell’ospite, invii un altro messaggio personale all’ospite che di solito ha prenotato settimane o mesi prima per aggiornarlo e prepararlo per il soggiorno?
Approfitta dell’occasione di comunicare prima del loro soggiorno come un’opportunità unica per offrire al tuo ospite una grande esperienza in anticipo e fornirgli tutto ciò che il suo cuore desidera e prenditi cura di te allo stesso tempo. Perché un’e-mail così personale, pochi giorni prima dell’arrivo, è un’opportunità unica per gli albergatori per vendere qualcosa in più.
Passare dalla colazione prenotata ad una mezza pensione? Prenotare in anticipo i trattamenti benessere? Un upgrade della camera per condizioni speciali? Dalla fresca bottiglia di Champagne in camera all’arrivo alla gita di un giorno organizzata approfitta dell’opportunità di convincere i tuoi ospiti con offerte selezionate ed esclusive poco prima dell’arrivo.

Un’e-mail di benvenuto con valore aggiunto per te e i tuoi ospiti

Naturalmente, la comunicazione Pre-stay deve contenere anche un evidente valore aggiunto per i tuoi ospiti. In breve, tutto ciò che semplifica la vita dei tuoi ospiti, eventuali altre domande che potrebbero avere alla reception e il risparmio di tempo prezioso devono essere coperti dalla comunicazione Pre-stay. Oltre al classico già citato, l’approccio, ci sono alcuni punti possibili:

• Informazioni sul traffico aggiornate (attualmente ci sono lavori stradali nella tua zona? Deviazioni? Chiusure stradali a causa di eventi?)
• Informazioni sulla situazione di parcheggio
• Condizioni del tempo: una previsione per i prossimi giorni, integrata da informazioni che non tutte le app forniscono, come ad esempio la temperatura dell’acqua.
• Orari della colazione o del pranzo. Sono già sul tuo sito web? Fantastico, ma non sai se il tuo ospite ha visitato di nuovo la pagina da quando ha effettuato la prenotazione.
• Orari di apertura della piscina, della SPA, dell’area benessere
• Eventi nella tua struttura: il sabato, la Champions League viene sempre mostrata nella tua sala, il mercoledì è una lunga notte di sauna e la domenica puoi goderti un tè pomeridiano? Fallo sapere ai tuoi ospiti!
• Un breve calendario esterno degli eventi: dal festival del vino alla maratona, al festival musicale.
• Escursioni
• Suggerimenti per il ristorante: a un certo punto la domanda verrà probabilmente posta, quindi sii proattivo.

Naturalmente, questi sono solo dei suggerimenti, l’elenco può essere integrato da singoli punti: Tutto è possibile, niente è un must.

Inoltre, tieni presente che oltre alle nozioni di base come le indicazioni stradali, gli orari di check-in e check-out, potresti vendere qualcosa in più oltre a fornire informazioni mirate senza scrivere un romanzo. Quindi, è meglio identificare alcuni degli argomenti che sono più rilevanti per te, la tua struttura, la tua regione e i tuoi ospiti.

Customer Alliance gestisce le comunicazioni Pre-stay per te

Tutto questo sembra fantastico, ma ti stai chiedendo: quando tra tutte le altre attività richieste durante le operazioni giornaliere degli hotel posso inviare a ciascun ospite la sua email Pre-stay? Come posso creare capacità extra per questo?

Potrebbe essere vero. Puoi vivere senza comunicazioni Pre-stay, ma quest’ultima ha comunque il suo fascino e un certo potenziale.

A questo punto vorremmo dirti che noi di Customer Alliance trasformiamo le recensioni in vendite. Probabilmente lo sai anche tu. Ma facciamo ancora di più: con la nostra comunicazione Pre-stay, hai la possibilità di implementare modelli di e-mail personalizzati nel back-end Customer Alliance, che vengono inviati automaticamente ai tuoi futuri ospiti. Quando vuoi, con il contenuto che desideri. Pertanto, la comunicazione Pre-stay non richiede tempo nella vita di tutti i giorni, a parte l’impostazione unica, ma fornisce ai tuoi ospiti informazioni importanti. Il lavoro viene eseguito dal Tool Customer Alliance per te. E l’intero processo, ovviamente, è completamente conforme alla GDPR.

Ecco come funziona:

Accedi al tuo back-end, vai su “Impostazioni” e poi su “Pre-stay”. Attiva la funzione “Pre-stay” impostando l’interruttore su verde.

Personalizza l’e-mail di benvenuto per i tuoi ospiti e rivedi il contenuto.

Ora puoi già inviare la tua e-mail di benvenuto ai tuoi ospiti o manualmente, per inviare contenuti personalizzati a singoli ospiti o gruppi, o automaticamente utilizzando la tua interfaccia PMS.

Siamo lieti di attivare il tuo account per la comunicazione Pre-stay contattaci subito!